Případová studie

Případová studie integrace systému ProdSYS v nakladatelství.

Klient z řad knižního nakladatelského segmentu potřeboval vyřešit složitou integraci jednotlivých procesů a shromažďování dat v rámci produkce svých titulů do jednoho komplexního celku.

Předmětem činnosti klienta je vydávání neperiodických publikací, převážně knih. Klient pro svou činnost využíval standardní podnikový informační systém (účetnictví, skladové zásoby apod.), dále DMS systém (evidence dokumentů, zejména smluv) a systém pro správu eshopu (OpenSource systém na platformě Magento). V praxi tak klient disponoval čtyřmi samostatnými systémy, které byly vzájemně nepropojené nebo propojené pouze částečně.

Systém ProdSYS byl nasazen proto, aby vyřešil kompletní produkční stránku tvorby knih. Zadáním bylo vybrat a nasadit systém, který by umožnil jednotlivým členům redakce a vedení mít zcela pod kontrolou proces tvorby a vydávání knih, dále aby do sebe informačně integroval či nahradil DMS systém s omezenými funkcemi a dále aby dokázal řídit a propojit skladové zásoby s webovým systémem.

Po analýze potřeb klienta byl vybrán systém ProdSYS a určena doména, na které byl zprovozněn. Systém je plně provozován na cloudovém řešení poskytovatele a cloudové služby jsou součástí dodávky systému.

Po zprovoznění systému ProdSYS byly nastaveny jednotlivé procesy workflow redakční práce a systém byl uveden do zkušebního provozu.

Nasazením systému ProdSYS došlo k automatizaci jednotlivých procesů v nakladatelství a naprosté produkční automatizaci činností a velké transparentnosti stavů jednotlivách titulů směrem k vedení společnosti.

Přínosy systému ProdSYS u klienta:

• Jednotliví redaktoři mají plně pod kontrolou každý jeden titul

• U každého titulu jsou dynamicky generovány stavy a notifikace. Každý redaktor ví, kdy vyprší termín autora pro odevzdání rukopisu, ví, na jakou dobu jsou nakoupena práva, kdy končí licence titulu nebo jen licence jedné dílčí smlouvy.

• Vedení má okamžitý přehled o každém titulu a jeho stavu. Zcela opadla část redakčních porad (jež se tak výrazně zkrátily), která řešila popis stavu titulu ze strany redaktorů, nyní redakční porady slouží zejména k řešení koncepčních rozvojových plánů a k řešení problémů.

• Celý proces produkce titulů je výrazně efektivnější.

• Datové zdroje systému jsou integrovány prostřednictvím interního rozhraní API do webového systému nakladatele, takže na webu se zobrazují aktuální data o každém titulu.

• Díky upozorněním a notifikacím byly výrazným způsobem eliminovány prodlevy s dodávkami autorských materiálů od autorů, překladů od překladatelů apod.

Nasazením systému ProdSYS došlo k výraznému zefektivnění celého produkčního procesu. Investice vložená do pořízení a licencování systému se zcela jistě vrátila v úspoře času a efektivnější práci našich pracovníků.